Her hafta sonu, arkadaşlarımla birbirimize yetişmek için çevrimiçi görüntülü görüşme yaparız.
Bazen, belirli kişilerin sohbete hakim olduğu ve diğerlerinin konuşmaktan çekindiği hissine kapılırsınız.
Uzak konuşmalar yoluyla bu tür iletişim sorunları aslında normaldir.
Aslında, uzak ekipler için iş arkadaşlarıyla iletişim, uzak çalışanların her gün karşılaştığı bir zorluktur.
Ek olarak, HubSpot’un bulgularına göre, HubSpot üyesi olmayan uzaktan çalışanlar, uzaktayken karşılaştıkları en büyük iki zorluk olarak sosyal bağlantı eksikliği (%29) ve iş arkadaşlarıyla iletişim (%29) olduğunu belirtti.
Önerilen makale: ürün inovasyonu nedir hakkında bilgi almak ve güncel inovasyon haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Ekibiniz aynı alanda bulunamadığı zaman, iletişimin daha kasıtlı olması gerekir. Peki, bunu nasıl yapıyorsun? Ve iletişiminizin biraz çalışmaya ihtiyacı olduğunu nasıl anlarsınız?
Aşağıda, uzaktaki ekibinizin olabildiğince etkili bir şekilde iletişim kurmadığına dair bazı işaretleri gözden geçirelim.
1. Ekibinizin çok fazla toplantısı var.
Uzaktan çalışan biri olarak, toplantıdan toplantıya ara vermeye vakit bulamadan atladığım günlerim olduğunu biliyorum. Bazen bu aslında zayıf iletişimin bir belirtisi olabilir.
Tipik olarak, ekibinizin haftada birkaç kez toplanması gerekmez. Aslında, bir e-postayla pek çok toplantı gönderilebilir.
Bir toplantı planlamadan önce, bu toplantının zaman kaybı olup olmayacağını düşünün. Emin değilseniz, içeriğin bir e-postayla gönderilip gönderilemeyeceğini yeniden değerlendirin.
Ayrıca, bir toplantı planlarken davet ettiğiniz herkesin orada olması gerektiğini unutmayın. Değilse, isteğe bağlı olduğunu bildirin. Artı, toplantılarınızın uzunluğunu düşünün. Daha kısa olabiliyorsa, kısaltın.
Ne olursa olsun, uzaktan toplantılar planlarken bilinçli olmak önemlidir.
2. Dijital beden dilini hiç düşünmediniz.
Video konferans yoluyla iletişim kurarken, dijital beden dilini unutmak kolay olabilir.
Ancak, kameradaki hiçbir şeyin incelikli olmadığını ve tüm dikkatlerin üzerinizdeymiş gibi hissedilebileceğini akılda tutmak önemlidir.
Bu, beden diline daha fazla dikkat etmeniz gerektiği anlamına gelir.
Örneğin, uzaktan aramalar sırasında yine de göz teması kurmalı, net konuşmalı ve videonuzu açık tutmalısınız.
3. Ekip üyeleri, çevrimiçi ekip toplantıları sırasında katkıda bulunmaz.
Hiç aynı kişilerin konuştuğu ve diğer ekip üyelerinin konuşmadığı bir toplantıya gittiniz mi?
Bu, ekibinizdeki zayıf iletişimin bir belirtisi olabilir çünkü bu, bazı ekip üyelerinin toplantılar sırasında konuşmaktan çekindiği anlamına gelebilir.
Öte yandan, bazı insanların diğerlerinden daha içe dönük olduğunu akılda tutmak önemlidir.
Tüm ekip üyelerinin katkıda bulunduğundan emin olmak için herkese bir soru sormayı ve herkesin konuşma şansı olması için sırayla tartışmayı düşünün.
4. Ekibiniz işbirliği yapmıyor.
Fırsat doğduğunda ekibinizle işbirliği yapıyor musunuz? Bir yönetici olarak ekibinizin işbirliği yapmadığını fark ettiniz mi?
İşbirliği gerçekleşmiyorsa bu, ekip üyelerinin birbirlerine ulaşmak konusunda kendilerini rahat hissetmediklerinin bir işareti olabilir.
Ayrıca bu, ekibinizin etkili bir şekilde işbirliği yapmak için ihtiyaç duyduğu araçlara sahip olmadığı anlamına gelebilir.
Örneğin, HubSpot blog ekibinde, editoryal görevlerimizi takip etmek için Trello’yu kullanıyoruz. Bu araçla yazarlar, uzmanlık için onlara güvenmek istediklerinde diğer ekip üyeleriyle kolayca işbirliği yapabilir.
5. Gün boyunca iletişim yok.
Önceki uzak rollerde, başka bir iş arkadaşımla konuşmadan günlerce dayanabiliyordum. Kişiliğimin içe dönük tarafı bunu sevse de bu, ekibimizin iyi iletişim kurmadığının bir işaretiydi.
Ekibinizdeki insanlarla ne kadar çok konuşursanız, o kadar çok güveniniz olur. Bu, yardıma ihtiyacınız olduğunda ulaşmayı kolaylaştırır. Bu nedenle, grup sohbetine bir GIF göndermek için bile olsa, ekibinizin gün boyunca iletişim kurarken rahat hissetmesini sağlamak önemlidir.
Ekibinizi mesaj yağmuruna tutmak istemeseniz de arada bir kontrol etmek dostluk ve ekip iletişimi için önemlidir.
6. E-postalar aşırı derecede karmaşıktır.
E-postalar her zaman basit, net ve spesifik olmalıdır. Bir e-posta yazıyorsanız ve çok karmaşıksa, o kişiyle hızlı bir Zoom toplantısı planlamak isteyebilirsiniz.
Etkili bir şekilde iletişim kurmak için, mesajınızı iletmek için hangi kanalın kullanılacağını bilmek önemlidir. Bazen bir e-postada çalışır, ancak bazen bir toplantı gerektirir.
7. Gündem veya toplantı yapısı yoktur.
Bir gündeminiz veya toplantı yapınız yoksa, toplantılarınız sırasında etkili bir şekilde iletişim kuramıyor olabilirsiniz.
Toplantılar verimli olacak şekilde organize edilmeli ve yapılandırılmalıdır. Bir ajandaya sahip olmak sizi yolda tutacaktır.
Hatta bir toplantı başlamadan önceki beş dakikalık resmi olmayan sohbeti planlamak isteyebilirsiniz. Bu, ekip üyelerinin kendi kendini düzenlemesine yardımcı olacaktır.
Mümkünse, gündemi her zaman toplantıdan önce göndermelisiniz.
Ancak, düzenli olarak planlanmış toplantılarda bu gerekli değildir. Bunlar için beklentileri belirlediğinizden emin olun.
8. Ekibiniz “Benimle Çalışıyor” belgelerini kullanmıyor.
Ekibinizdeki her üyenin çalışma alışkanlıklarını, beklentileri ve hatta ilgi alanlarını ayrıntılarıyla anlatan bir “Benimle Çalışıyor” belgesi olmalıdır.
Bu belgeler, yöneticilerin çeşitli ekip üyeleri arasındaki iletişimi düzgün bir şekilde yönetebilmeleri için ekipleri hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olur.
Ayrıca, iş arkadaşlarınızın ekip arkadaşlarını daha iyi tanıması için bunları ekipteki herkesle paylaşabilirsiniz.
Birbirinizin çalışma alışkanlıklarını bilmek, ekibinizde güven ve psikolojik güvenlik oluşturmaya yardımcı olacaktır.
İnsanları anlamaya çalışarak zaman harcamak yerine ekibiniz bunun hakkında konuşabilir.
9. İletişim için normlar oluşturulmamıştır.
Uzaktaki ekibinizle iletişim kurma konusunda stres yaşadıysanız, bunun nedeni muhtemelen iletişim için normların oluşturulmamış olmasıdır.
Örneğin herkesin çalışma saatleri ve molaları belli olmalıdır. Bu, herkesin aynı Google takviminde olduğu veya insanların müsait olmadıklarını bilmeleri için Slack’lerine bir durum ekledikleri anlamına gelebilir.
Ekibinizin yöntemi ne olursa olsun, bunun herkese iletildiğinden emin olun.
Ek olarak, e-postalarınızda beklentileri belirlemek akıllıca olabilir. Yanıt gerektirmeyen bir e-posta gönderdiğinizde, bunu bildirmek isteyebilirsiniz.
Beklentileri ve normları belirlemek, iletişimi son derece geliştirmeye yardımcı olacaktır.
10. Ekibiniz psikolojik güvenlik oluşturmadı.
Ekibinizde psikolojik güvenlik yoksa, etkili bir şekilde iletişim kurmuyorsunuz demektir.
Uzak ekiplerde bazen dahil edilmiş hissetmek zor olabilir. Ancak, dahil edilecek seçenek çok önemlidir.
İnsanlar dahil olmadıklarını hissettiklerinde, konuşmaktan çekinmezler.
Uzaktan bir toplantıda psikolojik güvenlik oluşturmak için, herkesin konuşma şansı olması için sırayla yaptığınızdan emin olun.
Ek olarak, daha büyük resim sohbetlerine odaklanmaya çalışın ve insanlara belirli sorular sorun.
Artı, “Bu veya Bu” etkinliği yapabilirsiniz. Herkesin dolaşıp bir soruyu cevaplaması gereken hızlı bir buz kırıcı yapmak, insanların ekiple iletişim kurma konusunda kendilerini güvende hissetmelerine yardımcı olabilir.
11. Ekibiniz birbirini takdir etmiyor.
Bağlantı kurmak iletişim için çok önemlidir.
Bunu yapmanın en iyi yollarından biri, birbirinize minnettarlığınızı ifade etmektir. Örneğin, insanlar bir grup sohbetinde birbirlerini tebrik etmekten çekinmemelidir.
Ek olarak, doğum günü kartları gönderebilir veya sadece bir teşekkür e-postası dizisi oluşturabilirsiniz.
Minnettarlığınızı ifade etmek, enerjinizi yenilemenin ve ekibinizde güvenli bir alan yaratmanın harika bir yoludur.
12. Yöneticiler, ekip üyelerinden gelen işleri yeniden yapar.
Bir yöneticiyseniz ve kendinizi ekibinizin işlerini yeniden yaparken bulursanız, bu, etkili bir şekilde iletişim kuramadığınız anlamına gelir.
Ödevler hatalı olarak geri gönderildiğinde, bu genellikle atamanın net olmadığı ve beklentilerin iletilmediği anlamına gelir.
Birinin çalışmasını yeniden yaparsanız, bu, düzenlemeleri gönderirken kendinizi rahat hissetmeyebileceğinizi gösterir.
Yine, buradaki sorun tamamen iletişimle ilgili. Bu süreci iyileştirmenin tek yolu … tahmin ettiniz, birbirinizle iletişim kurmak.
13. Ödevler gözden kaçıyor.
Hiç bir görevin gözden kaçtığı oldu mu? Veya belki de bir projede nerede kaldığınızdan emin değilsiniz.
Bu olduğunda, iletişimi sağlayan harika bir proje yönetimi aracı kullanmadığınız açıktır.
Proje yönetimi araçlarıyla, bir projenin hangi aşamada olduğunu görebilmeniz ve doğrudan aracın içinden başkalarıyla işbirliği yapabilmeniz gerekir. İletişimi iyileştirerek ödevler gözden kaçmaz.
14. Ekibinizin devir hızı yüksektir.
Ekibinizin devir hızı yüksekse bu, iletişiminizin etkili olmadığı anlamına gelebilir. Bu olduğunda, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamak için ekibinizle konuşmanız önemlidir.
Uzaktan çalışmak iletişimi zorlaştırabilirken, bu şekilde olmak zorunda değil. Ekibiniz etkisiz bir şekilde iletişim kuruyorsa, yardımcı olması için bu üretkenlik ipuçlarını kullanabilirsiniz.
Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Mayıs 2020’de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.
Pazarlama ve İnovasyon 